Ben jij iemand die overzicht houdt wanneer er veel tegelijk speelt? Als Office Manager ben jij de verbindende factor tussen het Managementteam, het secretariaat en de organisatie. Je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen, informatie op de juiste plek terechtkomt en processen soepel verlopen.
In deze functie ondersteun je een Managementteam van 8 personen. Je bewaakt actiepunten, organiseert vergaderingen en zorgt ervoor dat deadlines niet uit het oog worden verloren. Daarnaast stuur je twee medewerkers op het secretariaat aan en ben je verantwoordelijk voor hun begeleiding.
Als Office Manager schakel je dagelijks tussen verschillende werkzaamheden. Het ene moment bereid je een MT-overleg voor, het volgende moment stem je facilitaire zaken af of ondersteun je bij een organisatiebreed project. Juist die afwisseling maakt deze functie uitdagend.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Voorbereiden, plannen en notuleren van vergaderingen
- Bewaken van actiepunten, afspraken en deadlines
- Coördineren van informatiestromen binnen de organisatie
- Ondersteunen van het Managementteam bij dagelijkse werkzaamheden
- Opstellen van rapportages en overzichten
- Aansturen van 2 medewerkers op het secretariaat
- Voeren van functioneringsgesprekken
- Coördineren van facilitaire zaken op het hoofdkantoor
- Onderhouden van contacten met interne en externe partijen
Als Office Manager krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om processen te verbeteren en structuur aan te brengen waar nodig.
Zie jij jezelf als degene die structuur brengt, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Reageer dan direct op deze vacature!