Ben jij de spin in het web die energie krijgt van organiseren, regelen en plannen? Als Managementassistent bij de Gemeente Rotterdam zorg jij ervoor dat alles binnen de afdeling op rolletjes loopt. Jij bent de rechterhand van de afdelingshoofden en pakt uiteenlopende taken op. Van agendabeheer en het organiseren van vergaderingen tot verslaglegging en het voorbereiden van bijeenkomsten. Jij houdt overzicht, bewaart de rust en weet precies wat er nodig is om het team optimaal te laten functioneren.
Daarnaast denk je mee over verbeteringen in de werkprocessen en werk je nauw samen met collega’s binnen het secretariaat. Samen zorgen jullie voor soepele ondersteuning en vervang je elkaar bij afwezigheid. Dankzij jouw organisatietalent kan het management zich volledig richten op de inhoud. Als Managementassistent maak jij écht het verschil.
Concreet ga je je bezighouden met:
Beheren en plannen van agenda’s, waarbij je prioriteiten weet te stellen
Voorbereiden en coördineren van vergaderingen en bijeenkomsten
Notuleren van overleggen en bijhouden van actielijsten
Verzorgen van (digitaal) documentenbeheer
Organiseren van werkbezoeken, inclusief locatie en praktische zaken
Doen van bestellingen, zoals relatiegeschenken, in het inkoopsysteem
Afstemmen en samenwerken met collega’s van het secretariaat en elkaar vervangen bij afwezigheid
Signaleren van knelpunten in de werkprocessen en voorstellen doen voor verbeteringen
Uitvoeren van afdelingsoverstijgende taken, zoals het regelen van eindejaarsgeschenken
Ben jij die georganiseerde en proactieve Managementassistent die wij zoeken voor de Gemeente Rotterdam? Solliciteer vandaag nog en versterk het team. Heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op, we vertellen je graag meer over deze functie.